Consejos para Comunicarse de Manera Efectiva en una Reunión en Línea en Inglés
Una de las habilidades laborales que cualquier profesional debe poseer hoy en día es comunicarse de manera efectiva en las reuniones en línea. Debido a que diferentes organizaciones de todo el mundo están ahora más abiertas al trabajo remoto, muchas reuniones también se llevan a cabo de manera virtual. Dado que estás trabajando con un equipo a distancia, es importante que te comuniques bien, ya que de ello depende el éxito de los proyectos o tareas que estás manejando. Para saber más sobre cómo ser un participante eficiente en una reunión en línea, estos son algunos de los consejos que puedes utilizar para tu próxima reunión virtual.
1. Preséntate
Si te vas a reunir con los participantes por primera vez, preséntese al comienzo de la reunión. Por otro lado, si ya estás familiarizado con los demás participantes, anuncia cuando te unas a la reunión durante una pausa o cuando nadie más esté hablando. Si estás en una una reunión de solo audio, di tu nombre antes de hacer algún comentario, alguna pregunta o cuando vayas a compartir tu opinión. Esto ayudaría a los asistentes a saber quién está diciendo qué.
2. Recuerda el nombre de los participantes
Recordar el nombre de una persona demuestra que la reconoces. Cuando te unas a una reunión, asegúrate de recordar los nombres de los asistentes. Incluir el nombre de alguien cuando saludas o respondes preguntas indica que tu mensaje está dirigido específicamente a esa persona. Las personas prefieren que las llamen por su nombre y no por cualquier tipo de ‘alias’ que te gustaría utilizar para ellas. Esta regla no escrita es una cortesía habitual.
3. Mantén un comportamiento profesional
Si bien algunos pueden ver que participar en reuniones virtuales desde casa es menos formal, no es una excusa para olvidar el comportamiento profesional. La etiqueta en el lugar de trabajo de igual manera se debe observar en las reuniones en línea, así como cuando te enfrentas a colegas cara a cara. Se espera de cualquier profesional buenos modales y buen comportamiento en una reunión virtual.
4. Responde con prontitud y de manera apropiada
Cuando te hagan una pregunta, asegúrate de responder con prontitud y de manera apropiada. Cuando lo haces, esto refleja que estás interesado y atento a la conversación. Comparte tus comentarios en el momento adecuado si crees que es relevante y crucial que los participantes lo sepan. Pide aclaraciones cuando sea necesario y abstente de guardar silencio cuando no estés de acuerdo o estés confundido acerca de algo.
5. Mantente en el tema y evita comentarios irrelevantes
Manténgase enfocado en el propósito específico de la reunión para brindar respuestas relevantes. Cuando tu respuesta se salga del tema, vuelve a dirigir la discusión hacia el tema principal. Proporciona lo esencial y evita dar detalles innecesarios, ya que esto puede llevar la conversación a una dirección diferente. Identifica lo que se debe mencionar durante la reunión y lo que se puede compartir mejor por correo electrónico o documentos después de la reunión.
6. Haz que tus respuestas sean concisas y sé consciente de cuánto tiempo hablas
Si tu respuesta es concisa y precisa, los demás entenderán tu mensaje con claridad. Sin embargo, si necesitas proporcionar respuestas largas, infórmaselo a los participantes de inmediato. Siempre es mejor tener en cuenta cuánto tiempo hablas, para que los otros también puedan hablar. La mayoría de las veces, hablamos mucho porque sentimos que aún no hemos transmitido nuestro punto exacto, por lo que inconscientemente reformulamos el mismo mensaje, lo que resulta en redundancia. Para evitar esto, puedes preparar tu mensaje con anticipación o pensar primero en cómo lo entregarás antes de hablar. Un participante eficiente es considerado y respetuoso con el tiempo de los asistentes. Por lo tanto, no pasa todo el tiempo hablando y monopolizando la discusión.
7. Participa activamente hablando
Cualquier reunión requiere la participación activa de los asistentes para tener un intercambio de ideas. Se espera que cada participante invitado contribuya compartiendo su perspectiva. Mientras que a otros les resulta difícil hablar porque son tímidos o piensan que sus opiniones pueden ser innecesarias, lo mejor es compartir los pensamientos cuando sea necesario. Estás invitado por una razón y se cree que tu contribución es necesaria. Por lo tanto, participa activamente proporcionando comentarios honestos, compartiendo tus ideas y haciendo preguntas.
8. Habla despacio y con claridad
Habla con un tono de voz audible para asegurarte de que todos te escuchen. Pronuncia las palabras de manera apropiada para que se escuchen con claridad. Al hablar despacio, los participantes podrán seguir lo que estás diciendo. Los asistentes podrán comprender tu punto incluso si hay segundos de retraso después de que tú hables. Para verificar si los participantes te pueden escuchar claramente, puedes preguntarles y hacer ajustes si es necesario.
9. Evita interrumpir a los demás mientras hablan
Durante una reunión en línea con varios participantes, es posible que los asistentes hablen al mismo tiempo. Cuando esto sucede, la discusión es más difícil de entender. Evita hablar por encima de otro orador dejándolo terminar primero antes de hacer una pregunta o comentario. Abstente de interrumpir y espera tu turno para hablar. Cualquier distracción puede cambiar el flujo de la conversación.
10. Utiliza el idioma inglés
Siempre es seguro el uso del idioma inglés al tener una reunión virtual con personas de diferentes culturas. Dado que tú y tus compañeros de equipo pueden tener diferentes primeros idiomas, el inglés puede ser su idioma puente para comunicarse entre sí. Debido a que el inglés es el idioma comercial, las personas que trabajan en línea lo utilizan y lo comprenden. Entonces, cuando hables en inglés, los participantes podrán recibir tu mensaje.
Para asegurarte de que puedes comunicarte bien durante una reunión en línea, es útil practicar la conversación en inglés. Lingualbox ofrece cursos que seguramente te ayudarán a desarrollar tu vocabulario y te ayudarán a hablar con fluidez durante las reuniones, ya sea presencial o en línea.
11. Evita las conversaciones secundarias
En una reunión en línea, recuerda que toda la discusión está dirigida a todos los que asisten. La conversación debe enfocarse en los temas importantes para todos los participantes, de tal manera que se asegure que el tiempo invertido valga la pena. Como etiqueta para todo tipo de reuniones, evita temas innecesarios que no preocupen a otros asistentes. Las charlas no esenciales durante la reunión pueden generar una atención que lleve a una discusión diferente. Si necesitas tener una conversación paralela con algunos de los participantes de la reunión, hazlo por separado.
12. Presta atención y escucha con atención
Durante la reunión, préstale toda tu atención a cada orador. No seas un oyente pasivo ni hagas otra cosa mientras escuchas. Si bien es tentador realizar varias tareas a la vez, no lo hagas, ya que podrías perderte detalles importantes. Hacer otra cosa durante la reunión en línea puede distraer a otros y puede parecer descortés para los asistentes y el orador. Nadie quiere que le falten el respeto mientras habla. Incluso si no esperas hablar mucho, debes mantenerte activo escuchando con atención.
13. Utiliza los gestos correctos para demostrar que estás escuchando
Muéstrale a la gente que estás escuchando al asentir ocasionalmente con la cabeza. Esto permitirá que el orador y los participantes sepan que estás prestando atención. Asiente con la cabeza cuando escuches comentarios con los que estás de acuerdo o muestra tu interés en la discusión mediante expresiones faciales. Una sonrisa también es útil cuando se tiene una reunión, ya que te permite mostrar una recepción y una respuesta positivas a lo que se está hablando.
14. Silencia tu audio cuando no estés hablando
Durante las reuniones en línea, se debe evitar cualquier forma de distracción para que los participantes puedan concentrarse en la discusión. Evita causar interrupciones en la conversación silenciando tu audio cuando no hables. Esto evitará que los participantes escuchen comentarios o cualquier otro sonido de fondo proveniente de tu ubicación. Desactiva el sonido cuando sea el momento de hablar.
15. Haz preguntas relevantes
En algún momento durante la discusión, se puede asignar una parte de preguntas y respuestas para aclaraciones. Si bien esta es una buena oportunidad para hacer preguntas sobre detalles que te confunden, es importante tener buen juicio sobre las preguntas que hagas. Abstente de hacer preguntas que se expliquen por sí mismas o aquellas que puedas encontrar en algún documento compartido anteriormente contigo. Además, si has escuchado con atención durante la reunión, puede que te des cuenta de que quizás no sea necesario hacer algunas preguntas porque ya se explicaron claramente durante la discusión. Algunas personas solo se confunden cuando se perdieron algunos detalles durante la discusión y realmente no prestaron atención. Asegúrate de hacer preguntas que solo sean relevantes y aquellas que aún no se hayan formulado o abordado. Además, limita tus preguntas a una o dos solo para darles a los demás la oportunidad de hacerlas también.
16. Despídete al final de la reunión
Participar en una reunión no se trata solo de empezar bien. También se trata de ponerle fin correctamente. Si has comenzado con cortesía y la has mantenido a lo largo de la discusión, también debes sostenerla hasta el final de la reunión. Una vez que el anfitrión de la reunión indique que esta finalizará, es recomendable despedirse de los demás participantes. Algunos de los otros asistentes también podrían estar haciendo esto. Por tanto, es mejor corresponder a la cortesía.
Conclusión
Las reuniones en línea hacen que el trabajo sea más cómodo y que la comunicación sea más rápida y sencilla. Sin embargo, esto no significa que se deban olvidar las etiquetas de comunicación para las reuniones. Aunque hay una ligera diferencia debido a la organización y a la tecnología utilizada, el principio de tener una reunión sigue siendo el mismo. Sigue los consejos anteriores que te ayudarán a participar en una reunión en línea de manera fluida y productiva.
